Comment mettre un code QR dans un document Microsoft Word

Trois façons de mettre un code QR dans Word, comparées

Choisissez la méthode selon ce que le code QR doit faire. Utilisez un PNG collé ou inséré quand le document doit s'ouvrir partout. Utilisez un SVG quand le document Word sera imprimé et que tout le monde a Word 2019 ou une version ultérieure. Utilisez le champ DISPLAYBARCODE quand le lien doit rester modifiable dans le document, ou quand un même document a besoin de nombreux codes issus d'une liste.

Deux règles tranchent la plupart des cas. Si quelqu'un ouvrira le document Word sur un Mac, un iPad ou dans un navigateur, évitez le champ et utilisez une image. Si le code QR a besoin d'un logo, de modules arrondis, d'une forme circulaire ou d'un cadre, utilisez une image issue d'un générateur, car le champ DISPLAYBARCODE ne dessine que de simples modules carrés.

Comment insérer une image de code QR dans Word

Insérer une image de code QR dans Word prend moins d'une minute : générez le code dans un navigateur, copiez-le en tant qu'image, cliquez à l'endroit voulu du document et collez. Télécharger le fichier puis choisir Insertion, puis Images, donne le même résultat, et c'est la méthode à utiliser pour le SVG.

1. Générez le code. Ouvrez le générateur, saisissez l'URL ou un autre contenu, et réglez la forme, les couleurs, le cadre et le logo. Stylisez le code avant qu'il n'arrive dans Word, car Word peut redimensionner une image mais pas la redessiner.
2. Copiez-le ou téléchargez-le. Ouvrez le panneau Téléchargement gratuit et choisissez Copier l'image, qui place un PNG dans le presse-papiers. Pour l'impression, choisissez plutôt SVG, qui télécharge un fichier vectoriel. Si le navigateur bloque le presse-papiers, Copier l'image télécharge le fichier PNG.
3. Placez le curseur dans Word. Cliquez à l'endroit du document où le code QR doit se trouver. Un code collé dans une cellule de tableau prend la largeur de la cellule comme limite, ce qui est pratique pour fixer sa taille dans un formulaire.
4. Collez ou insérez. Appuyez sur Ctrl+V sous Windows ou sur Cmd+V sur Mac pour coller une image copiée. Pour un fichier, choisissez Insertion, puis Images, puis Cet appareil sous Windows, ou Insertion, puis Images, puis Image à partir d'un fichier sur Mac.
5. Réglez la taille avec les proportions verrouillées. Cliquez avec le bouton droit sur l'image, ouvrez Taille et position, vérifiez que la case Proportionnelle est cochée, puis saisissez la largeur. La largeur et la hauteur doivent rester égales.
6. Scannez-le à l'écran. Réglez le zoom à 100 % et scannez le code sur l'écran avec un téléphone. Vérifiez que l'adresse qui s'ouvre est bien celle prévue avant d'envoyer ou d'imprimer le document.

Par défaut, Word place une nouvelle image « Aligné sur le texte », ce qui signifie que le code QR se déplace avec le paragraphe comme un grand caractère. Ce placement est le plus sûr pour un code QR, car le texte ne peut pas s'écouler dans la marge qui l'entoure. L'habillage Carré fonctionne aussi si la distance par rapport au texte est réglée à quelques millimètres ; les habillages Rapproché et Au travers laissent le texte venir tout contre le symbole et empiéter sur sa zone de silence.

Insérez le fichier plutôt que de le coller quand la transparence compte. Une image passée par le presse-papiers peut perdre son arrière-plan transparent en arrivant dans Word, alors qu'un fichier PNG inséré le conserve. Pour la plupart des documents, cela n'a pas d'importance, car un code QR doit de toute façon reposer sur un fond blanc ou clair uni.

PNG ou SVG : quel format de code QR utiliser dans Word

Utilisez le SVG pour un document Word destiné à l'impression, et le PNG pour un document envoyé par e-mail à des personnes dont vous ne connaissez pas la version de Word. Le SVG reste net à toutes les tailles et n'est pas touché par la compression d'images de Word ; le PNG s'ouvre dans toutes les versions de Word, y compris celles trop anciennes pour afficher le SVG.

Un PNG de KoloQR à 40 pixels par module s'imprime proprement jusqu'à environ sa largeur en pixels divisée par 300, multipliée par 2,54 centimètres. Pour un code typique de 1 640 pixels, cela donne environ 14 cm, ce qui couvre n'importe quel code QR sur une page A4 ou Letter. Cette limite ne compte que si la compression de Word réduit d'abord le nombre de pixels, ce que traite la section sur les codes flous.

N'utilisez pas Convertir en forme sur un code QR SVG inséré. L'option Convertir en forme de Word découpe le SVG en formes séparées pour pouvoir les modifier, ce qui sert aux illustrations mais pas aux codes QR : le code doit être placé et dimensionné, jamais redessiné. Pour en savoir plus sur les deux formats, consultez SVG ou PNG.

Comment créer un code QR dans Word avec le champ DISPLAYBARCODE

Word pour Windows peut dessiner lui-même un code QR grâce à un code de champ. Appuyez sur Ctrl+F9 pour insérer les accolades de champ, tapez DISPLAYBARCODE "https://example.com" QR \q 3 entre elles, puis appuyez sur Maj+F9 pour afficher le résultat. Aucun complément n'est nécessaire. Le champ fonctionne dans Word 2013 et versions ultérieures sous Windows (bureau), pas sur Mac, sur le web ni sur mobile.

1. Insérez des accolades de champ vides. Cliquez à l'endroit où doit aller le code QR et appuyez sur Ctrl+F9. Word insère une paire d'accolades de champ grises. Taper les caractères { et } au clavier ne fonctionne pas ; Word ne traite comme un champ que les accolades insérées de cette façon.
2. Tapez le code de champ. Entre les accolades, tapez DISPLAYBARCODE "https://example.com" QR \q 3 en remplaçant l'adresse par la vôtre. Gardez le contenu entre guillemets doubles droits.
3. Affichez le code QR. Le curseur placé dans le champ, appuyez sur Maj+F9 pour passer du code à son résultat. Alt+F9 bascule tous les champs du document en une fois.
4. Mettez à jour après une modification. Pour changer le lien, appuyez de nouveau sur Maj+F9 pour afficher le code, modifiez l'adresse, puis appuyez sur F9 pour mettre le champ à jour. Sur les ordinateurs portables dont les touches de fonction règlent le volume ou la luminosité, maintenez aussi Fn.
5. Scannez le résultat. Scannez le code QR sur l'écran avec un téléphone et vérifiez l'adresse. Si Word affiche Erreur ! au lieu d'un code, la section de dépannage ci-dessous en liste les causes.

Les commutateurs du champ règlent la correction d'erreurs, la taille, la couleur et la rotation. La page d'assistance de Microsoft et sa spécification de format de fichier décrivent différemment le commutateur de correction d'erreurs, c'est pourquoi le tableau donne les deux formes.

Un champ complet pour un code QR de 3 cm avec la correction d'erreurs la plus élevée ressemble à ceci : { DISPLAYBARCODE "https://example.com/menu" QR \q 3 \h 1701 }. Le nombre 1701 vient de 3 × 567 twips. Mesurez le résultat imprimé avec une règle la première fois, et ajustez \h ou \s si votre version de Word dessine le code à une autre taille.

Réglez la taille dans le code de champ plutôt qu'en faisant glisser le résultat. Le champ DISPLAYBARCODE est redessiné à chaque mise à jour, si bien qu'une taille obtenue uniquement par redimensionnement manuel peut être perdue la prochaine fois que quelqu'un appuie sur F9 ou imprime le document.

Restez prudent avec les commutateurs de couleur. Microsoft documente la plage de \f et \b mais pas l'ordre de leurs octets, si bien qu'une valeur qui ressemble à un rouge foncé peut donner une autre couleur. Des modules foncés sur fond blanc - la valeur par défaut quand les deux commutateurs sont omis - sont la combinaison que tous les scanners lisent. Vérifiez toute paire personnalisée avec le vérificateur de contraste avant d'imprimer.

Comment créer des étiquettes avec code QR dans Word par publipostage

Word pour Windows peut imprimer un code QR différent sur chaque étiquette, badge ou certificat grâce au champ MERGEBARCODE. Placez les liens dans une colonne Excel, lancez un publipostage Étiquettes, insérez un champ tel que { MERGEBARCODE URL QR \q 3 }, où URL est le nom de la colonne, puis mettez à jour les étiquettes et terminez la fusion.

1. Préparez la liste. Dans Excel, placez un lien par ligne dans une colonne dont l'en-tête tient en un mot, par exemple URL. Ajoutez des colonnes pour tout texte à imprimer à côté du code, comme un nom.
2. Lancez un publipostage d'étiquettes. Dans Word, choisissez Publipostage, puis Démarrer la fusion et le publipostage, puis Étiquettes, et sélectionnez le fournisseur et la référence d'étiquettes qui correspondent à votre planche.
3. Reliez la liste. Choisissez Sélection des destinataires, puis Utiliser une liste existante, et ouvrez le fichier Excel et la feuille.
4. Insérez le champ de code-barres. Cliquez dans la première étiquette, appuyez sur Ctrl+F9 et tapez MERGEBARCODE URL QR \q 3 entre les accolades, en remplaçant URL par votre propre en-tête de colonne. Ajoutez les entrées Insérer un champ de fusion nécessaires pour le texte.
5. Reproduisez la mise en page sur chaque étiquette. Choisissez Mettre à jour les étiquettes pour que la mise en page de la première étiquette se répète sur toute la planche, puis choisissez Aperçu des résultats pour voir les vrais codes.
6. Terminez et testez. Choisissez Terminer et fusionner, puis Modifier des documents individuels. Scannez le premier et le dernier code du document fusionné avant d'imprimer toute la série.

Adaptez la taille du code à l'étiquette, et non l'inverse. Une étiquette d'adresse standard mesure environ 2,5 cm de haut, ce qui laisse la place à un code QR d'environ 2 cm avec sa zone de silence - le minimum pratique pour un scan de près. Les étiquettes plus petites ne conviennent qu'aux liens courts, car un lien plus long ajoute des modules et rétrécit chacun d'eux.

Le publipostage est le seul cas où la méthode par champ l'emporte nettement sur un générateur. Créer quarante codes différents à la main dans un navigateur est lent et source d'erreurs ; MERGEBARCODE transforme les mêmes quarante lignes en quarante codes en une seule fusion. La contrepartie est le design : chaque code fusionné a de simples modules carrés et aucun logo.

Quelle taille pour un code QR dans un document Word ?

Dans un document Word imprimé, un code QR doit mesurer au moins 2 × 2 cm, zone de silence comprise, pour un scan de près. En règle générale, prévoyez environ 1 cm de largeur pour 10 cm de distance de scan : 2,5 à 3 cm sur un document lu à bout de bras, environ 20 cm sur une affiche lue à 2 mètres.

La zone Taille de Word mesure en centimètres ou en pouces selon les paramètres du système ; saisissez donc directement la largeur plutôt que de faire glisser. Si vous devez absolument faire glisser un coin, maintenez la touche Maj enfoncée pour conserver les proportions. Un code QR étiré de quelques pour cent seulement sur un axe peut cesser de se scanner tout en paraissant carré à l'écran.

La taille inclut la zone de silence, la marge blanche de quatre modules autour du symbole. Ne rognez jamais cette marge avec l'outil Rogner de Word pour faire tenir le code dans une mise en page, et ne laissez jamais une cellule de tableau colorée, une forme ou un arrière-plan de page empiéter dessus. Pour le calcul complet, consultez la taille minimale d'un code QR à l'impression ou saisissez votre distance dans le calculateur de taille d'impression.

Pourquoi un code QR est flou dans Word, et comment l'éviter

Word compresse les images à l'enregistrement du document. Dans Microsoft 365, la cible par défaut est de 220 ppp, si bien qu'un PNG de code QR net peut être rééchantillonné et les bords de ses modules adoucis. Utilisez plutôt un SVG, ou désactivez la compression dans Fichier, puis Options, puis Options avancées, sous Taille et qualité de l'image, en cochant « Ne pas compresser les images dans le fichier ».

La compression n'empêche généralement pas un code QR de se scanner, mais elle réduit la marge de sécurité. Un code QR de 3 cm à 41 modules, réduit à 220 ppp, garde environ 6 pixels par module. C'est suffisant pour la plupart des appareils photo de téléphone à l'écran ; sur papier, les bords adoucis et l'étalement de l'encre de l'imprimante s'additionnent, et un code déjà limite en contraste ou en taille devient celui qui échoue.

Le réglage « Ne pas compresser les images dans le fichier » s'applique au document en cours et peut alourdir le fichier. L'option Haute fidélité, dans la même section, a un effet similaire. Microsoft précise que ces réglages n'existent que dans les applications de bureau, pas dans Word pour le web.

Lorsque vous enregistrez un document Word au format PDF sous Windows, choisissez l'option standard pour la publication en ligne et l'impression plutôt que la taille minimale. Microsoft décrit l'option de taille minimale comme de moindre qualité, et un imprimeur travaillant à partir d'un PDF imprimera les pixels que contient ce PDF. Vérifiez le PDF exporté en zoomant à 400 % sur le code QR : les bords des modules doivent être nets, ni gris ni crénelés.

Pourquoi un code QR dans Word ne se scanne pas ou affiche Erreur !

La plupart des problèmes de code QR dans Word viennent du document, pas du code : un champ que Word ne peut pas évaluer, une image étirée sur un axe, une zone de silence rognée ou masquée, la compression ou un contraste trop faible. Chacun se vérifie de façon précise, comme indiqué ci-dessous.

• Le champ affiche Erreur !. Le document est ouvert dans Word pour Mac, sur le web ou sur mobile, qui ne prennent pas en charge le champ ; les accolades ont été tapées au lieu d'être insérées avec Ctrl+F9 ; ou le contenu ne respecte pas les exigences du code-barres. Ouvrez le document dans Word pour Windows, insérez de nouveau les accolades et vérifiez les guillemets autour du contenu.
• Le champ affiche son code au lieu d'un code QR. L'affichage des codes de champ est activé. Appuyez sur Alt+F9 pour rebasculer tous les champs vers leur résultat, ou sur Maj+F9 dans un seul champ.
• Le champ ne change pas après la modification du lien. Les champs ne se mettent pas à jour tout seuls. Cliquez dans le champ et appuyez sur F9, ou sélectionnez tout le document avec Ctrl+A et appuyez sur F9.
• Un lien contenant des espaces échoue. Les espaces et certains caractères spéciaux dans une URL peuvent empêcher le champ de s'afficher. Encodez les espaces en %20, ou raccourcissez le lien avant de le placer dans le champ.
• L'image se scanne à l'écran mais pas sur papier. Le code est trop petit pour la distance, compressé, ou imprimé sur un fond coloré ou brillant. Consultez le tableau des tailles ci-dessus et désactivez la compression.
• Le code est légèrement rectangulaire. La case Proportionnelle était décochée lors du redimensionnement de l'image. Réinitialisez l'image avec Format de l'image, puis Rétablir l'image et la taille, et saisissez de nouveau la largeur.
• Le texte touche le code. Les habillages Rapproché et Au travers laissent le texte entrer dans la zone de silence. Passez l'image en Aligné sur le texte ou en habillage Carré.

Si le code échoue toujours, le problème vient généralement du symbole plutôt que du document. Parcourez pourquoi un code QR ne se scanne pas, qui traite plus en détail du contraste, des dégradations et du comportement de l'appareil photo du téléphone.

Peut-on modifier le lien d'un code QR dans un document Word ?

Un code QR inséré dans Word sous forme d'image ne peut pas être modifié ; changer le lien implique de générer un nouveau code et de remplacer l'image. Un champ DISPLAYBARCODE, lui, se modifie : affichez le code de champ avec Maj+F9, changez l'adresse et appuyez sur F9. Dans les deux cas, un code déjà imprimé garde son ancien lien.

Les deux sont des codes QR statiques. Un code QR statique stocke sa destination dans le motif lui-même : il fonctionne sans aucun service intermédiaire et n'expire jamais, mais le motif doit changer quand la destination change. La méthode par champ rend ce changement facile dans le document ; elle ne fait rien pour le papier déjà en circulation.

Si un document imprimé a besoin d'un lien modifiable plus tard, ou de statistiques de scans, un code QR dynamique issu d'une plateforme hébergée est le bon outil. Il pointe vers une courte adresse de redirection que la plateforme peut réorienter. La contrepartie est une dépendance : le code cesse de fonctionner si l'abonnement ou le service prend fin. Consultez codes QR statiques ou dynamiques pour la comparaison complète.

Une alternative pratique pour les modèles Word consiste à faire pointer le code vers une page que vous contrôlez, comme l'adresse /menu ou /contact de votre propre site. Le code QR du modèle ne change jamais, et la page derrière lui peut être mise à jour aussi souvent que nécessaire.

Codes QR dans PowerPoint, Outlook et les autres outils Office

Les méthodes par image fonctionnent dans tout Microsoft 365 : PowerPoint, Outlook et Excel insèrent les codes QR SVG et PNG via Insertion, puis Images, comme Word. Les champs DISPLAYBARCODE et MERGEBARCODE sont propres à Word ; PowerPoint et Excel n'ont pas de champ équivalent.

• Microsoft 365 Copilot Chat. Microsoft documente une fonctionnalité de Copilot Chat qui génère un code QR pour une URL ; vous pouvez ensuite le copier ou le télécharger et le coller dans Word.
• QR4Office. Un complément gratuit sur Microsoft AppSource pour Word, Excel et PowerPoint. Il est publié par un développeur indépendant, pas par Microsoft ; vérifiez donc son statut actuel et ses autorisations avant de l'installer sur un compte professionnel.
• Google Docs. Google Docs n'a pas de champ de code-barres. Insérez-y un code QR sous forme d'image PNG via Insertion, puis Image.

KoloQR, un générateur de codes QR gratuit qui propose des codes QR circulaires et de formes personnalisées, exporte en PNG, SVG, PDF et EPS, et copie un PNG directement dans le presse-papiers pour le coller dans Word. Le même fichier fonctionne dans toutes les applications Office : un seul code peut aller dans une lettre Word, une diapositive PowerPoint et une signature Outlook sans être créé trois fois. Pour les options de design, consultez les codes QR ronds et les codes QR personnalisés à votre marque.

Liste de contrôle avant d'imprimer ou d'envoyer le document Word

• Le code QR ouvre l'adresse prévue, vérifiée caractère par caractère, y compris https et les éventuels paramètres de suivi.
• Le code mesure au moins 2 × 2 cm, et davantage pour tout ce qui est lu à plus de 20 cm environ.
• La largeur et la hauteur sont égales, saisies en valeurs numériques avec la case Proportionnelle cochée.
• Une marge blanche de quatre modules entoure le code, sans texte, forme ni couleur d'arrière-plan à l'intérieur.
• Le document utilise le SVG, ou la compression des images est désactivée, s'il doit être imprimé.
• Les champs DISPLAYBARCODE éventuels affichent leur résultat, pas leur code, et ont été mis à jour avec F9.
• C'est le PDF exporté, et non le fichier Word, qui a été scanné, si l'imprimeur travaille à partir d'un PDF.
• Un exemplaire a été imprimé à la taille finale sur le vrai papier et scanné avec un iPhone et un téléphone Android.

Le dernier point repère ce qu'un écran ne peut pas montrer. Le papier, l'encre et l'éclairage de la pièce changent la façon dont un code QR se lit, et une seule impression de test coûte moins cher qu'une réimpression complète. La liste de contrôle d'impression reprend les mêmes vérifications pour tout code QR imprimé, pas seulement les documents Word.