Come mettere un codice QR in un documento Microsoft Word

Tre modi per mettere un codice QR in Word a confronto

Scegli il metodo in base a ciò che il codice QR deve fare. Usa un PNG incollato o inserito quando il documento deve aprirsi ovunque. Usa un SVG quando il documento Word verrà stampato e tutti usano Word 2019 o versioni successive. Usa il campo DISPLAYBARCODE quando il link deve restare modificabile dentro il documento, o quando un documento ha bisogno di molti codici presi da un elenco.

Due regole risolvono la maggior parte dei casi. Se qualcuno aprirà il documento Word su un Mac, su un iPad o nel browser, evita il campo e usa un'immagine. Se il codice QR ha bisogno di un logo, di moduli arrotondati, di una forma circolare o di una cornice, usa un'immagine creata con un generatore, perché il campo DISPLAYBARCODE disegna solo semplici moduli quadrati.

Come inserire l'immagine di un codice QR in Word

Inserire l'immagine di un codice QR in Word richiede meno di un minuto: genera il codice nel browser, copialo come immagine, fai clic nel punto del documento in cui deve stare e incollalo. Scaricare il file e scegliere Inserisci, poi Immagini, dà lo stesso risultato ed è il metodo da usare per l'SVG.

1. Genera il codice. Apri il generatore, inserisci l'URL o un altro contenuto e imposta forma, colori, cornice e logo. Dai lo stile al codice prima che arrivi in Word, perché Word può ridimensionare un'immagine ma non ridisegnarla.
2. Copialo o scaricalo. Apri il pannello Download gratuito e scegli Copia immagine, che mette un PNG negli appunti. Per la stampa scegli invece SVG, che scarica un file vettoriale. Se il browser blocca gli appunti, Copia immagine scarica il file PNG.
3. Posiziona il cursore in Word. Fai clic nel punto del documento in cui deve stare il codice QR. Un codice incollato in una cella di tabella prende la larghezza della cella come limite, un modo comodo per fissarne la dimensione in un modulo.
4. Incolla o inserisci. Premi Ctrl+V su Windows o Cmd+V su Mac per incollare un'immagine copiata. Per un file, scegli Inserisci, poi Immagini, poi Questo dispositivo su Windows, oppure Inserisci, poi Immagini, poi Immagine da file su Mac.
5. Imposta la dimensione con le proporzioni bloccate. Fai clic con il pulsante destro sull'immagine, apri Dimensioni e posizione, verifica che Blocca proporzioni sia selezionato e digita la larghezza. Larghezza e altezza devono restare uguali.
6. Scansionalo sullo schermo. Imposta lo zoom al 100% e scansiona il codice dal monitor con il telefono. Verifica che l'indirizzo che si apre sia quello previsto prima di inviare o stampare il documento.

Per impostazione predefinita Word posiziona una nuova immagine "In linea con il testo", quindi il codice QR si sposta con il paragrafo come un grosso carattere. Il posizionamento in linea è la scelta più sicura per un codice QR, perché il testo non può entrare nel margine attorno al codice. Anche la disposizione Quadrato funziona se la distanza dal testo è di qualche millimetro; le opzioni Ravvicinato e All'interno lasciano scorrere il testo vicino al simbolo e invadono la sua zona di rispetto.

Inserisci il file invece di incollarlo quando conta la trasparenza. Un'immagine dagli appunti può perdere lo sfondo trasparente durante il passaggio in Word, mentre un file PNG inserito lo conserva. Per la maggior parte dei documenti non importa, perché un codice QR dovrebbe comunque stare su uno sfondo bianco o chiaro uniforme.

PNG o SVG: quale formato di codice QR usare in Word

Usa l'SVG per un documento Word che verrà stampato e il PNG per un documento da inviare via email a persone di cui non conosci la versione di Word. L'SVG resta nitido a qualsiasi dimensione e non viene toccato dalla compressione delle immagini di Word; il PNG si apre in ogni versione di Word, comprese quelle troppo vecchie per mostrare un SVG.

Un PNG di KoloQR a 40 pixel per modulo si stampa in modo pulito fino a circa la sua larghezza in pixel divisa per 300, moltiplicata per 2,54 centimetri. Per un tipico codice da 1.640 pixel sono circa 14 cm, abbastanza per qualsiasi codice QR su una pagina A4 o Letter. Il limite conta solo quando la compressione di Word riduce prima il numero di pixel, come spiega la sezione sui codici sfocati.

Non usare Converti in forma su un codice QR SVG inserito. L'opzione Converti in forma di Word scompone l'SVG in forme separate per poterle modificare, utile per le illustrazioni ma non per i codici QR: il codice va posizionato e dimensionato, mai ridisegnato. Per saperne di più sui due formati, vedi SVG o PNG.

Come creare un codice QR in Word con il campo DISPLAYBARCODE

Word per Windows può disegnare da solo un codice QR con un codice di campo. Premi Ctrl+F9 per inserire le parentesi graffe del campo, scrivi DISPLAYBARCODE "https://example.com" QR \q 3 tra le parentesi, poi premi Maiusc+F9 per mostrare il risultato. Non serve nessun componente aggiuntivo. Il campo funziona in Word 2013 e versioni successive su Windows desktop, non su Mac, web o dispositivi mobili.

1. Inserisci le parentesi graffe vuote del campo. Fai clic dove deve andare il codice QR e premi Ctrl+F9. Word inserisce una coppia di parentesi graffe grigie. Digitare i caratteri { e } dalla tastiera non funziona: Word considera un campo solo le parentesi inserite in questo modo.
2. Scrivi il codice di campo. Tra le parentesi, scrivi DISPLAYBARCODE "https://example.com" QR \q 3, sostituendo l'indirizzo con il tuo. Tieni il contenuto tra virgolette doppie dritte.
3. Mostra il codice QR. Con il cursore dentro il campo, premi Maiusc+F9 per passare dal codice al suo risultato. Alt+F9 cambia la visualizzazione di tutti i campi del documento in una volta.
4. Aggiorna dopo una modifica. Per cambiare il link, premi di nuovo Maiusc+F9 per mostrare il codice, modifica l'indirizzo, poi premi F9 per aggiornare il campo. Sui portatili in cui i tasti funzione regolano volume o luminosità, tieni premuto anche Fn.
5. Scansiona il risultato. Scansiona il codice QR dallo schermo con il telefono e verifica l'indirizzo. Se Word mostra Error! al posto del codice, la sezione sulla risoluzione dei problemi qui sotto elenca le cause.

Le opzioni del campo controllano correzione degli errori, dimensione, colore e rotazione. La pagina di supporto di Microsoft e la sua specifica del formato di file descrivono l'opzione della correzione degli errori in modo diverso, quindi la tabella riporta entrambe le forme.

Un campo completo per un codice QR di 3 cm con la correzione degli errori più alta è questo: { DISPLAYBARCODE "https://example.com/menu" QR \q 3 \h 1701 }. Il valore 1701 viene da 3 × 567 twip. La prima volta misura il risultato stampato con un righello e regola \h o \s se la tua versione di Word disegna il codice a una dimensione diversa.

Imposta la dimensione nel codice di campo invece di trascinare il risultato. Il campo DISPLAYBARCODE viene ridisegnato a ogni aggiornamento, quindi una dimensione ottenuta solo ridimensionando a mano può andare persa la prossima volta che qualcuno preme F9 o stampa il documento.

Con le opzioni di colore vai sul sicuro. Microsoft documenta l'intervallo di \f e \b ma non l'ordine dei byte, quindi un valore che sembra rosso scuro potrebbe uscire di un altro colore. Moduli scuri su sfondo bianco - il risultato predefinito se ometti entrambe le opzioni - è la combinazione che ogni scanner legge. Controlla qualsiasi coppia personalizzata con il verificatore di contrasto prima di stampare.

Come creare etichette con codice QR in Word con la stampa unione

Word per Windows può stampare un codice QR diverso su ogni etichetta, badge o attestato con il campo MERGEBARCODE. Metti i link in una colonna di Excel, avvia una stampa unione di tipo Etichette, inserisci un campo come { MERGEBARCODE URL QR \q 3 } dove URL è il nome della colonna, poi aggiorna le etichette e completa l'unione.

1. Prepara l'elenco. In Excel, metti un link per riga in una colonna con un'intestazione di una sola parola, come URL. Aggiungi colonne per il testo da stampare accanto al codice, ad esempio un nome.
2. Avvia una stampa unione di etichette. In Word, scegli Lettere, poi Inizia stampa unione, poi Etichette, e seleziona il produttore e il numero di prodotto delle etichette che corrispondono al tuo foglio.
3. Collega l'elenco. Scegli Seleziona destinatari, poi Usa elenco esistente, e apri il file e il foglio Excel.
4. Inserisci il campo del codice a barre. Fai clic nella prima etichetta, premi Ctrl+F9 e scrivi MERGEBARCODE URL QR \q 3 tra le parentesi, usando l'intestazione della tua colonna al posto di URL. Aggiungi le voci Inserisci campo unione necessarie per il testo.
5. Copia il layout su tutte le etichette. Scegli Aggiorna etichette perché il layout della prima etichetta si ripeta su tutto il foglio, poi scegli Anteprima risultati per vedere i codici reali.
6. Completa e verifica. Scegli Finalizza e unisci, poi Modifica singoli documenti. Scansiona il primo e l'ultimo codice del documento unito prima di stampare l'intera tiratura.

Dimensiona il codice in base all'etichetta, non il contrario. Un'etichetta per indirizzi standard è alta circa 2,5 cm, quindi lascia spazio a un codice QR di circa 2 cm con la sua zona di rispetto - il minimo pratico per una scansione ravvicinata. Le etichette più piccole vanno bene solo per link brevi, perché un link più lungo aggiunge moduli e li rimpicciolisce.

La stampa unione è l'unico lavoro in cui il campo batte nettamente un generatore. Creare quaranta codici diversi a mano nel browser è lento e soggetto a errori; MERGEBARCODE trasforma le stesse quaranta righe in quaranta codici con un'unica unione. Il compromesso è il design: ogni codice unito ha semplici moduli quadrati e nessun logo.

Quanto deve essere grande un codice QR in un documento Word?

Un codice QR in un documento Word stampato dovrebbe misurare almeno 2 × 2 cm, zona di rispetto inclusa, per la scansione da vicino. Come regola pratica, calcola circa 1 cm di larghezza ogni 10 cm di distanza di scansione: 2,5–3 cm su un volantino letto a distanza di braccio, circa 20 cm su un poster letto da 2 metri.

La casella delle dimensioni di Word misura in centimetri o pollici a seconda delle impostazioni di sistema, quindi digita direttamente la larghezza invece di trascinare. Se devi per forza trascinare un angolo, tieni premuto Maiusc mentre trascini per mantenere le proporzioni. Un codice QR allungato anche di pochi punti percentuali su un asse può smettere di funzionare pur sembrando quadrato sullo schermo.

La dimensione include la zona di rispetto, il margine bianco di quattro moduli attorno al simbolo. Non tagliare mai quel margine con lo strumento Ritaglia di Word per far entrare il codice nel layout, e non lasciare mai che una cella di tabella colorata, una forma o lo sfondo della pagina lo invadano. Per i calcoli completi, vedi dimensione minima del codice QR per la stampa o inserisci la tua distanza nel calcolatore della dimensione di stampa.

Perché il codice QR è sfocato in Word e come evitarlo

Word comprime le immagini quando salvi un documento. In Microsoft 365 il valore predefinito è 220 ppi, quindi un PNG nitido di un codice QR può essere ricampionato e i bordi dei moduli ammorbiditi. Usa invece un SVG, oppure disattiva la compressione da File, poi Opzioni, poi Impostazioni avanzate, nella sezione Dimensioni e qualità immagine, selezionando "Non comprimere le immagini nel file".

Di solito la compressione non impedisce la scansione di un codice QR, ma riduce il margine di sicurezza. Un codice QR di 3 cm con 41 moduli, ridotto a 220 ppi, conserva circa 6 pixel per modulo. Sullo schermo basta alla maggior parte delle fotocamere dei telefoni; sulla carta, bordi morbidi e inchiostro che si allarga si sommano, e un codice già al limite per contrasto o dimensione diventa quello che non funziona.

L'impostazione "Non comprimere le immagini nel file" vale per il documento corrente e può rendere il file più pesante. L'opzione Alta fedeltà nella stessa sezione ha un effetto simile. Microsoft precisa che queste impostazioni esistono solo nelle app desktop, non in Word per il web.

Quando salvi un documento Word in PDF su Windows, scegli l'opzione standard per la pubblicazione online e la stampa invece delle dimensioni minime. Microsoft descrive l'opzione delle dimensioni minime come di qualità inferiore, e una tipografia che lavora da un PDF stamperà i pixel che il PDF contiene. Controlla il PDF esportato con lo zoom al 400% sul codice QR: i bordi dei moduli devono essere netti, non grigi e a scalini.

Perché il codice QR in Word non si scansiona o mostra Error!

La maggior parte dei problemi con i codici QR in Word dipende dal documento, non dal codice: un campo che Word non riesce a calcolare, un'immagine allungata su un asse, una zona di rispetto tagliata o coperta, la compressione o un contrasto basso. Ogni problema ha una verifica precisa, elencata qui sotto.

• Il campo mostra Error!. Il documento è aperto in Word per Mac, per il web o per dispositivi mobili, che non supportano il campo; le parentesi graffe sono state digitate invece di essere inserite con Ctrl+F9; oppure il contenuto non rispetta i requisiti del codice a barre. Apri il documento in Word per Windows, inserisci di nuovo le parentesi e controlla le virgolette attorno al contenuto.
• Il campo mostra il suo codice invece del codice QR. La visualizzazione dei codici di campo è attiva. Premi Alt+F9 per riportare tutti i campi al loro risultato, oppure Maiusc+F9 dentro un singolo campo.
• Il campo non cambia dopo aver modificato il link. I campi non si aggiornano da soli. Fai clic dentro il campo e premi F9, oppure seleziona tutto il documento con Ctrl+A e premi F9.
• Un link con spazi non funziona. Gli spazi e alcuni caratteri speciali in un URL possono impedire al campo di generare il codice. Codifica gli spazi come %20, oppure accorcia il link prima di inserirlo nel campo.
• L'immagine si scansiona sullo schermo ma non sulla carta. Il codice è troppo piccolo per la distanza, compresso, o stampato su uno sfondo colorato o lucido. Controlla la tabella delle dimensioni qui sopra e disattiva la compressione.
• Il codice è leggermente rettangolare. Blocca proporzioni era disattivato quando hai ridimensionato l'immagine. Ripristina l'immagine con Formato immagine, poi Reimposta immagine e dimensioni, e imposta di nuovo la larghezza.
• Il testo è attaccato al codice. Le disposizioni Ravvicinato e All'interno fanno entrare il testo nella zona di rispetto. Passa l'immagine a In linea con il testo o alla disposizione Quadrato.

Se il codice continua a non funzionare, di solito il problema è nel simbolo e non nel documento. Segui la guida su perché un codice QR non si scansiona, che approfondisce contrasto, danni e comportamento della fotocamera del telefono.

Si può cambiare il link di un codice QR in un documento Word?

Un codice QR inserito in Word come immagine non si può modificare: per cambiare il link devi generare un nuovo codice e sostituire l'immagine. Un campo DISPLAYBARCODE invece si può modificare: mostra il codice di campo con Maiusc+F9, cambia l'indirizzo e premi F9. In entrambi i casi, un codice già stampato mantiene il vecchio link.

Entrambi sono codici QR statici. Un codice QR statico memorizza la destinazione nel motivo stesso, quindi funziona senza alcun servizio intermedio e non scade mai, ma il motivo deve cambiare quando cambia la destinazione. Il campo rende questa modifica facile dentro il documento; non serve a nulla per la carta già in circolazione.

Se un documento stampato ha bisogno di un link che possa cambiare in seguito, o del conteggio delle scansioni, lo strumento giusto è un codice QR dinamico di una piattaforma in hosting. Punta a un indirizzo breve di reindirizzamento che la piattaforma può far puntare altrove. Il compromesso è una dipendenza: il codice smette di funzionare se finisce l'abbonamento o il servizio. Vedi codici QR statici e dinamici per il confronto completo.

Un'alternativa pratica per i modelli Word è far puntare il codice a una pagina che controlli tu, come l'indirizzo /menu o /contact del tuo sito. Il codice QR nel modello non cambia mai, e la pagina dietro può essere aggiornata tutte le volte che serve.

Codici QR in PowerPoint, Outlook e altre app di Office

I metodi con le immagini funzionano in tutto Microsoft 365: PowerPoint, Outlook ed Excel inseriscono codici QR SVG e PNG da Inserisci, poi Immagini, come fa Word. I campi DISPLAYBARCODE e MERGEBARCODE sono funzioni di Word; PowerPoint ed Excel non hanno un campo equivalente.

• Microsoft 365 Copilot Chat. Microsoft documenta una funzione di Copilot Chat che genera un codice QR per un URL, che puoi poi copiare o scaricare e incollare in Word.
• QR4Office. Un componente aggiuntivo gratuito su Microsoft AppSource per Word, Excel e PowerPoint. È pubblicato da uno sviluppatore indipendente, non da Microsoft, quindi controlla il suo stato attuale e le autorizzazioni prima di installarlo in un account di lavoro.
• Google Docs. Google Docs non ha un campo per i codici a barre. Lì inserisci un codice QR come immagine PNG da Inserisci, poi Immagine.

KoloQR, un generatore di codici QR gratuito con codici QR circolari e di forma personalizzata, esporta in PNG, SVG, PDF ed EPS e copia un PNG direttamente negli appunti da incollare in Word. Lo stesso file funziona in ogni app di Office, quindi un solo codice può finire in una lettera Word, in una slide di PowerPoint e in una firma di Outlook senza doverlo creare tre volte. Per le opzioni di design, vedi codici QR rotondi e codici QR con il tuo brand.

Checklist prima di stampare o inviare il documento Word

• Il codice QR apre l'indirizzo previsto, controllato carattere per carattere, compresi https ed eventuali parametri di tracciamento.
• Il codice misura almeno 2 × 2 cm, e di più per qualsiasi cosa letta da oltre 20 cm circa.
• Larghezza e altezza sono uguali, impostate con valori numerici e con Blocca proporzioni selezionato.
• Un margine bianco di quattro moduli circonda il codice, senza testo, forme o colori di sfondo al suo interno.
• Il documento usa l'SVG, oppure la compressione delle immagini è disattivata, se verrà stampato.
• Tutti i campi DISPLAYBARCODE mostrano il risultato, non il codice, e sono stati aggiornati con F9.
• È stato scansionato il PDF esportato, non il file Word, se la tipografia lavora dal PDF.
• Una copia è stata stampata alla dimensione finale sulla carta vera e scansionata sia con un iPhone sia con un telefono Android.

L'ultimo punto intercetta ciò che lo schermo non può mostrare. Carta, inchiostro e illuminazione dell'ambiente cambiano il modo in cui un codice QR viene letto, e una singola stampa di prova costa meno che ristampare un'intera tiratura. La checklist di stampa copre gli stessi controlli per qualsiasi codice QR stampato, non solo per i documenti Word.