Como colocar um QR code em um documento do Microsoft Word

Três formas de colocar um QR code no Word, comparadas

Escolha a forma de acordo com o que o QR code precisa fazer. Use um PNG colado ou inserido quando o documento tiver que abrir em qualquer lugar. Use SVG quando o documento do Word for impresso e todos usarem o Word 2019 ou posterior. Use o campo DISPLAYBARCODE quando o link precisar continuar editável dentro do documento, ou quando um documento precisar de muitos códigos a partir de uma lista.

Duas regras resolvem a maioria dos casos. Se alguém for abrir o documento do Word em um Mac, um iPad ou no navegador, evite o campo e use uma imagem. Se o QR code precisar de logo, módulos arredondados, formato circular ou moldura, use uma imagem de um gerador, porque o campo DISPLAYBARCODE desenha apenas módulos quadrados simples.

Como inserir a imagem de um QR code no Word

Inserir a imagem de um QR code no Word leva menos de um minuto: gere o código no navegador, copie-o como imagem, clique no ponto do documento onde ele deve ficar e cole. Baixar o arquivo e escolher Inserir > Imagens dá o mesmo resultado e é o caminho a usar para SVG.

1. Gere o código. Abra o gerador, digite a URL ou outro conteúdo e defina o formato, as cores, a moldura e o logo. Estilize o código antes de levá-lo ao Word, porque o Word consegue redimensionar uma imagem, mas não redesenhá-la.
2. Copie ou baixe. Abra o painel Download grátis e escolha Copiar imagem, que coloca um PNG na área de transferência. Para impressão, escolha SVG, que baixa um arquivo vetorial. Se o navegador bloquear a área de transferência, Copiar imagem baixa o arquivo PNG.
3. Posicione o cursor no Word. Clique no ponto do documento onde o QR code deve ficar. Um código colado em uma célula de tabela tem a largura da célula como limite, o que é uma forma prática de fixar o tamanho dele em um formulário.
4. Cole ou insira. Aperte Ctrl+V no Windows ou Cmd+V no Mac para colar uma imagem copiada. Para um arquivo, escolha Inserir > Imagens > Este Dispositivo no Windows, ou Inserir > Imagens > Imagem do Arquivo (Picture from File) no Mac.
5. Defina o tamanho com a proporção travada. Clique com o botão direito na imagem, abra Tamanho e Posição, confirme que Bloquear taxa de proporção está marcado e digite a largura. Largura e altura precisam continuar iguais.
6. Leia o código na tela. Ajuste o zoom para 100% e leia o código no monitor com o celular. Confirme que o endereço que abre é o que você pretendia antes de enviar ou imprimir o documento.

Por padrão, o Word posiciona uma imagem nova como "Alinhado com o Texto", o que significa que o QR code se move com o parágrafo como se fosse um caractere grande. O posicionamento alinhado é a escolha mais segura para um QR code, porque o texto não consegue invadir a margem em volta dele. A quebra de texto Quadrado também funciona se a distância do texto for de alguns milímetros; as opções Próximo e Através deixam o texto encostar no símbolo e invadir a zona de silêncio.

Insira o arquivo em vez de colar quando a transparência importar. Uma imagem da área de transferência pode perder o fundo transparente ao entrar no Word, enquanto um arquivo PNG inserido mantém. Na maioria dos documentos isso não faz diferença, porque um QR code deve ficar sobre um fundo branco ou claro sólido de qualquer forma.

PNG ou SVG: qual formato de QR code usar no Word

Use SVG em um documento do Word que será impresso, e PNG em um documento que será enviado por e-mail para pessoas cuja versão do Word você não conhece. O SVG fica nítido em qualquer tamanho e não é afetado pela compactação de imagens do Word; o PNG abre em qualquer versão do Word, inclusive nas versões antigas demais para exibir SVG.

Um PNG do KoloQR com 40 pixels por módulo imprime bem até aproximadamente a largura em pixels dividida por 300, vezes 2,54 centímetros. Para um código típico de 1.640 pixels, isso dá cerca de 14 cm, o que cobre qualquer QR code em uma página A4 ou Carta. O limite só importa quando a compactação do próprio Word reduz a quantidade de pixels antes, assunto da seção sobre códigos borrados.

Não use Converter em Forma em um QR code SVG inserido. A opção Converter em Forma do Word divide o SVG em formas separadas para que possam ser editadas, o que serve para ilustrações, mas não para QR codes: o código precisa ser posicionado e dimensionado, nunca redesenhado. Para saber mais sobre os dois formatos, veja SVG vs PNG.

Como criar um QR code no Word com o campo DISPLAYBARCODE

O Word para Windows consegue desenhar um QR code sozinho com um código de campo. Aperte Ctrl+F9 para inserir as chaves de campo, digite DISPLAYBARCODE "https://example.com" QR \q 3 entre elas e aperte Shift+F9 para mostrar o resultado. Nenhum suplemento é necessário. O campo funciona no Word 2013 e posteriores no Windows (desktop), não no Mac, na web ou no celular.

1. Insira as chaves de campo vazias. Clique onde o QR code deve ficar e aperte Ctrl+F9. O Word insere um par de chaves de campo cinza. Digitar os caracteres { e } no teclado não funciona; o Word só trata como campo as chaves inseridas dessa forma.
2. Digite o código de campo. Entre as chaves, digite DISPLAYBARCODE "https://example.com" QR \q 3, trocando o endereço pelo seu. Mantenha o conteúdo entre aspas duplas retas.
3. Mostre o QR code. Com o cursor dentro do campo, aperte Shift+F9 para alternar do código para o resultado. Alt+F9 alterna todos os campos do documento de uma vez.
4. Atualize depois de editar. Para mudar o link, aperte Shift+F9 de novo para mostrar o código, edite o endereço e aperte F9 para atualizar o campo. Em notebooks em que as teclas de função controlam volume ou brilho, segure também a tecla Fn.
5. Leia o resultado. Leia o QR code na tela com o celular e confirme o endereço. Se o Word mostrar Error! em vez do código, a seção de solução de problemas abaixo lista as causas.

As opções (switches) do campo controlam a correção de erros, o tamanho, a cor e a rotação. A página de suporte da Microsoft e a especificação de formato de arquivo dela descrevem a opção de correção de erros de formas diferentes, por isso a tabela traz as duas.

Um campo completo para um QR code de 3 cm com a correção de erros mais alta fica assim: { DISPLAYBARCODE "https://example.com/menu" QR \q 3 \h 1701 }. O 1701 vem de 3 × 567 twips. Meça o resultado impresso com uma régua na primeira vez e ajuste \h ou \s se a sua versão do Word desenhar o código em outro tamanho.

Defina o tamanho dentro do código de campo em vez de arrastar o resultado. O campo DISPLAYBARCODE é redesenhado toda vez que é atualizado, então um tamanho que só existe como redimensionamento manual pode se perder na próxima vez que alguém apertar F9 ou imprimir o documento.

Seja conservador com as opções de cor. A Microsoft documenta o intervalo de \f e \b, mas não a ordem dos bytes, então um valor que parece vermelho-escuro pode sair em outra cor. Módulos escuros sobre fundo branco - o padrão quando as duas opções ficam de fora - é a combinação que todo leitor lê. Confira qualquer par personalizado no verificador de contraste antes de imprimir.

Como fazer etiquetas com QR code no Word usando mala direta

O Word para Windows consegue imprimir um QR code diferente em cada etiqueta, crachá ou certificado com o campo MERGEBARCODE. Coloque os links em uma coluna do Excel, inicie uma mala direta de Etiquetas, insira um campo como { MERGEBARCODE URL QR \q 3 }, em que URL é o nome da coluna, depois atualize as etiquetas e conclua a mesclagem.

1. Prepare a lista. No Excel, coloque um link por linha em uma coluna com um cabeçalho de uma palavra, como URL. Adicione colunas para qualquer texto que deva ser impresso ao lado do código, como um nome.
2. Inicie uma mala direta de etiquetas. No Word, escolha Correspondências > Iniciar Mala Direta > Etiquetas e selecione o fornecedor e o número de etiqueta que correspondem à sua folha.
3. Conecte a lista. Escolha Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente e abra o arquivo e a planilha do Excel.
4. Insira o campo do código. Clique na primeira etiqueta, aperte Ctrl+F9 e digite MERGEBARCODE URL QR \q 3 entre as chaves, usando o cabeçalho da sua coluna no lugar de URL. Adicione entradas de Inserir Campo de Mesclagem para o texto.
5. Copie o layout para todas as etiquetas. Escolha Atualizar Etiquetas para que o layout da primeira etiqueta se repita na folha inteira e depois escolha Visualizar Resultados para ver os códigos reais.
6. Conclua e teste. Escolha Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais. Leia o primeiro e o último código do documento mesclado antes de imprimir a tiragem inteira.

Dimensione o código de acordo com a etiqueta, e não o contrário. Uma etiqueta de endereço padrão tem cerca de 2,5 cm de altura, o que deixa espaço para um QR code de aproximadamente 2 cm com a zona de silêncio - o mínimo prático para leitura de perto. Etiquetas menores que isso só servem para links curtos, porque um link mais longo acrescenta módulos e diminui cada um deles.

A mala direta é a única tarefa em que o campo claramente ganha de um gerador. Fazer quarenta códigos diferentes à mão no navegador é lento e sujeito a erros; o MERGEBARCODE transforma as mesmas quarenta linhas em quarenta códigos em uma única mesclagem. A contrapartida é o design: todo código mesclado tem módulos quadrados simples e nenhum logo.

Qual deve ser o tamanho de um QR code em um documento do Word?

Um QR code em um documento do Word impresso deve ter pelo menos 2 × 2 cm, incluindo a zona de silêncio, para leitura de perto. Como regra prática, conte cerca de 1 cm de largura para cada 10 cm de distância de leitura: 2,5–3 cm em um material lido à distância de um braço, cerca de 20 cm em um cartaz lido a 2 metros.

A caixa Tamanho do Word mede em centímetros ou polegadas conforme as configurações do sistema, então digite a largura direto em vez de arrastar. Se não der para evitar arrastar um canto, segure Shift enquanto arrasta para manter as proporções. Um QR code esticado em apenas alguns por cento em um eixo pode parar de ser lido mesmo parecendo quadrado na tela.

O tamanho inclui a zona de silêncio, a margem branca de quatro módulos em volta do símbolo. Nunca corte essa margem com a ferramenta Cortar do Word para encaixar o código em um layout, e nunca deixe uma célula de tabela colorida, uma forma ou um fundo de página invadir essa área. Para a conta completa, veja tamanho mínimo de QR code para impressão ou digite a sua distância na calculadora de tamanho de impressão.

Por que o QR code fica borrado no Word e como evitar

O Word compacta as imagens quando o documento é salvo. No Microsoft 365, o padrão é 220 ppi, então um PNG nítido de QR code pode ser reamostrado e ter as bordas dos módulos suavizadas. Use SVG, ou desative a compactação em Arquivo > Opções > Avançado, na seção Tamanho e qualidade da imagem, marcando "Não compactar imagens no arquivo".

A compactação normalmente não impede a leitura de um QR code, mas reduz a margem de segurança. Um QR code de 3 cm com 41 módulos, reduzido para 220 ppi, fica com cerca de 6 pixels por módulo. Isso basta para a maioria das câmeras de celular na tela; no papel, bordas suaves e o espalhamento da tinta da impressora se somam, e um código que já estava no limite de contraste ou de tamanho passa a ser o que falha.

A opção "Não compactar imagens no arquivo" vale para o documento atual e pode deixar o arquivo maior. A opção Alta fidelidade, na mesma seção, tem efeito parecido. A Microsoft observa que essas configurações existem só nos aplicativos para desktop, não no Word para a web.

Ao salvar um documento do Word como PDF no Windows, escolha a opção padrão para publicação online e impressão em vez de tamanho mínimo. A Microsoft descreve a opção de tamanho mínimo como de qualidade inferior, e uma gráfica que trabalha a partir de um PDF imprime os pixels que o PDF tiver. Confira o PDF exportado com zoom de 400% no QR code: as bordas dos módulos devem estar nítidas, não cinzentas e serrilhadas.

Por que o QR code no Word não lê ou mostra Error!

A maioria dos problemas com QR code no Word vem do documento, não do código: um campo que o Word não consegue avaliar, uma imagem esticada em um eixo, uma zona de silêncio cortada ou coberta, compactação ou contraste baixo. Cada um tem uma verificação específica, listada abaixo.

• O campo mostra Error!. O documento está aberto no Word para Mac, na web ou no celular, que não suportam o campo; as chaves foram digitadas em vez de inseridas com Ctrl+F9; ou o conteúdo não atende aos requisitos do código. Abra o documento no Word para Windows, insira as chaves de novo e confira as aspas em volta do conteúdo.
• O campo mostra o código em vez do QR code. Os códigos de campo estão sendo exibidos. Aperte Alt+F9 para voltar todos os campos ao resultado, ou Shift+F9 dentro de um campo.
• O campo não muda depois de editar o link. Os campos não se atualizam sozinhos. Clique dentro do campo e aperte F9, ou selecione o documento inteiro com Ctrl+A e aperte F9.
• Um link com espaços falha. Espaços e alguns caracteres especiais em uma URL podem impedir que o campo seja renderizado. Codifique os espaços como %20 ou encurte o link antes de colocá-lo no campo.
• A imagem é lida na tela, mas não no papel. O código está pequeno demais para a distância, compactado ou impresso sobre um fundo colorido ou brilhante. Confira a tabela de tamanhos acima e desative a compactação.
• O código está levemente retangular. Bloquear taxa de proporção estava desmarcado quando a imagem foi redimensionada. Redefina a imagem em Formato da Imagem > Redefinir Imagem e Tamanho e defina a largura de novo.
• O texto está encostado no código. As quebras de texto Próximo ou Através deixam o texto entrar na zona de silêncio. Mude a imagem para Alinhado com o Texto ou para a quebra Quadrado.

Se o código continuar falhando, o problema normalmente está no símbolo, não no documento. Veja por que um QR code não lê, que trata de contraste, danos e comportamento da câmera do celular com mais detalhes.

Dá para mudar o link de um QR code em um documento do Word?

Um QR code inserido no Word como imagem não pode ser editado; mudar o link significa gerar um código novo e substituir a imagem. Um campo DISPLAYBARCODE pode ser editado: mostre o código de campo com Shift+F9, mude o endereço e aperte F9. De qualquer forma, um código que já foi impresso continua com o link antigo.

Os dois tipos são QR codes estáticos. Um QR code estático guarda o destino no próprio padrão, então o código funciona sem nenhum serviço no meio e nunca expira, mas o padrão precisa mudar quando o destino muda. O campo torna essa mudança fácil dentro do documento; não adianta nada para o papel que já está circulando.

Se um documento impresso precisar de um link que possa mudar depois, ou de contagem de leituras, um QR code dinâmico de uma plataforma hospedada é a ferramenta certa. Ele aponta para um endereço curto de redirecionamento que a plataforma pode redirecionar para outro lugar. A contrapartida é a dependência: o código para de funcionar se a assinatura ou o serviço acabar. Veja QR codes estáticos vs dinâmicos para a comparação completa.

Uma alternativa prática para modelos do Word é apontar o código para uma página que você controla, como o endereço /menu ou /contact do seu próprio site. O QR code no modelo nunca muda, e a página por trás dele pode ser atualizada quantas vezes for preciso.

QR codes no PowerPoint, no Outlook e em outros apps do Office

As opções com imagem funcionam em todo o Microsoft 365: PowerPoint, Outlook e Excel inserem QR codes em SVG e PNG por Inserir > Imagens, do mesmo jeito que o Word. Os campos DISPLAYBARCODE e MERGEBARCODE são recursos do Word; PowerPoint e Excel não têm campo equivalente.

• Microsoft 365 Copilot Chat. A Microsoft documenta um recurso do Copilot Chat que gera um QR code para uma URL, que depois pode ser copiado ou baixado e colado no Word.
• QR4Office. Um suplemento gratuito no Microsoft AppSource para Word, Excel e PowerPoint. Ele é publicado por um desenvolvedor independente, não pela Microsoft, então confira o status atual e as permissões antes de instalá-lo em uma conta de trabalho.
• Google Docs. O Google Docs não tem campo de código de barras. Insira um QR code nele como imagem PNG em Inserir > Imagem.

O KoloQR, um gerador de QR code gratuito com QR codes circulares e de formatos personalizados, exporta PNG, SVG, PDF e EPS, e copia um PNG direto para a área de transferência para colar no Word. O mesmo arquivo funciona em todos os apps do Office, então um código pode ir para uma carta no Word, um slide no PowerPoint e uma assinatura no Outlook sem ser feito três vezes. Para as opções de design, veja QR codes redondos e QR codes com a sua marca.

Checklist antes de imprimir ou enviar o documento do Word

• O QR code abre o endereço pretendido, conferido caractere por caractere, incluindo https e qualquer parâmetro de rastreamento.
• O código tem pelo menos 2 × 2 cm, e é maior para qualquer coisa lida a mais de cerca de 20 cm.
• Largura e altura são iguais, definidas numericamente com Bloquear taxa de proporção marcado.
• Uma margem branca de quatro módulos envolve o código, sem texto, forma ou cor de fundo dentro dela.
• O documento usa SVG, ou a compactação de imagens está desativada, se ele for impresso.
• Todos os campos DISPLAYBARCODE mostram o resultado, não o código, e foram atualizados com F9.
• O PDF exportado, e não o arquivo do Word, foi lido, se a gráfica trabalha a partir de PDF.
• Uma cópia foi impressa no tamanho final, no papel real, e lida com um iPhone e com um celular Android.

O último item pega o que a tela não consegue mostrar. Papel, tinta e iluminação do ambiente mudam a forma como um QR code é lido, e uma única impressão de teste custa menos do que reimprimir uma tiragem. O checklist de impressão traz as mesmas verificações para qualquer QR code impresso, não só para documentos do Word.