QR para agencias de eventos: redirecciones del cliente, tamaños de señalética y acreditaciones
Una agencia imprime códigos QR para eventos que no son suyos, con plazos que marca la imprenta y no la web del cliente. Eso cambia dos cosas: cada código debería apuntar a una redirección en un dominio que el cliente siga controlando cuando termine el contrato, y cada código debería probarse impreso a tamaño final sobre el material real antes de liberar el arte. Esta página cubre la cuestión de la propiedad del enlace, los tamaños para banners, acreditaciones, stands y caballetes, y la ficha técnica que conviene enviar a quien imprima por ti.
Crear código QR- Tamaño según la distancia de lectura
- Exportación SVG y PNG lista para imprenta
- Gratis, sin cuenta
Por qué las agencias de eventos estandarizan sus códigos QR
Una agencia lleva varios eventos a la vez, cada uno con su cliente, su manual de marca, su imprenta y su fecha de cierre. Un código QR generado sobre la marcha para una pieza acaba siendo una llamada desde el recinto; un código producido con un estándar escrito, no.
Un estándar sobrevive a cinco proveedores de impresión
Un mismo evento puede pasar por un impresor de gran formato para los banners, una imprenta offset para los programas, una empresa de acreditaciones y un expositor que produce su propia gráfica. Escribir una sola especificación - tamaño mínimo, zona de silencio, contraste, formato de archivo - y enviarla con el arte es lo que evita que cuatro de esos cinco entreguen un código legible y el quinto no.
Los códigos duran más que el contrato
El material impreso sigue circulando después del evento y después del contrato. Un código que apunta a un acortador propiedad de la agencia deja de funcionar cuando ese dominio caduca o el cliente cambia de agencia; un código que apunta a una redirección en el dominio del propio cliente sigue vivo y mantiene los datos de escaneo del lado del cliente.
Los asistentes llegan sin tu app
Los asistentes, patrocinadores, proveedores y prensa llegan con el móvil que ya tienen. Todos los iPhone y Android actuales leen códigos QR desde la cámara nativa, así que un código impreso llega a todos ellos sin instalar nada - por eso vale la pena poner el registro, el plano y la encuesta de sesión detrás de uno.
El mismo arte vuelve a salir el año que viene
El material reutilizable - roll-ups, caballetes, señalética de producción, numeración de mesas - se guarda y vuelve en la siguiente edición. Si esos códigos apuntan a una redirección que la agencia puede cambiar, la segunda edición necesita contenido nuevo, no impresión nueva, y eso es una línea real de ahorro en el presupuesto de un cliente recurrente.
Dos decisiones antes de generar el primer código
Casi todos los códigos QR fallidos de una agencia se explican por una de dos cosas: el enlace lo eligió quien fue más rápido, o el código entró a imprenta sin que nadie lo escaneara sobre el material en el que iba a imprimirse.
Decide en qué dominio vive la redirección
Haz que cada código del evento apunte a una redirección en un dominio que controle el cliente, no a un enlace profundo de una plataforma de ticketing ni a un acortador de la agencia. Un código QR estático codifica una dirección fija, así que la redirección es lo único que puedes cambiar después de imprimir - y quien sea dueño de ese dominio es dueño del material impreso durante el resto de su vida útil. Acuerda el dominio por escrito en el kick-off, antes de aprobar cualquier arte.
- Dominio del cliente, acceso de la agencia - una ruta en la web del propio cliente con una redirección corta, a la que te dan acceso mientras dure el evento.
- Una ruta por pieza - redirecciones separadas para el registro, el programa, el plano y el formulario de valoración, para poder recolocar cualquiera sin tocar las demás.
- Sin IDs de sesión ni tokens - las direcciones copiadas de un ticketing o un CRM con sesión iniciada caducan, a menudo antes de que llegue la tirada impresa.
Anota las URL de destino en la hoja de producción junto a los archivos de arte. Un código de evento lo revisa meses después alguien que no estuvo en el kick-off, y la dirección codificada no se lee desde la pieza impresa.
Prueba el código a tamaño final sobre el material real
Imprime una prueba física al tamaño final exacto, en el material exacto, y escanéala con un iPhone y un Android desde la distancia a la que se va a colocar realmente el asistente. El vinilo, el foam, la tela y el papel térmico de acreditaciones reproducen un código QR de forma distinta, y un PDF de prueba no muestra nada de eso. La tela es la que pilla desprevenidas a las agencias: un fondo de tela tensada o un mantel tienen trama y superficie flácida, y las dos cosas difuminan el borde de los módulos lo suficiente para romper un código que se lee perfecto en papel.
Mete la prueba en el calendario, no en el correo de aprobación. La señalética de gran formato suele entrar a imprenta dos o tres semanas antes de la apertura de puertas, lo que significa que la página de destino tiene que existir y estar cerrada antes de esa fecha, no la mañana del evento.
Cómo producir un set de códigos QR para un cliente
Generar cada código lleva un minuto. Lo que mantiene ordenado un set de treinta códigos es la nomenclatura, el tamaño y la prueba impresa.
Crear código QR- 1
Pega la redirección del cliente
Pega la URL de redirección acordada con el cliente - una por pieza, en su dominio. Usa la versión https:// y ábrela en un móvil antes de codificarla, porque un código QR no arregla un destino que está roto en móvil o que todavía no se ha construido.
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Aplica el manual de marca del cliente
Pon el color de marca del cliente en los módulos oscuros, deja el fondo blanco o en un tono muy claro y coloca su logotipo en el centro. Elige un símbolo cuadrado o circular acorde con la identidad del evento y mantén el mismo tratamiento en todo el set para que los códigos se lean como una sola campaña.
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Exporta SVG para imprenta y PNG para pantallas
Descarga SVG para todo lo que vaya a imprenta: un archivo vectorial se coloca a 2,5 cm en una acreditación o a 30 cm en el frontal de un stand desde el mismo original. Descarga PNG para diapositivas de espera, cartelería digital y piezas para redes, exportado al menos al triple del tamaño en píxeles al que se va a mostrar. Nombra cada archivo por la pieza y el destino, no por el cliente.
Dónde van los códigos del evento y qué tamaño necesita cada uno
El tamaño depende de la distancia de lectura. La regla práctica es aproximadamente 1 cm de ancho de código por cada 10 cm de distancia de escaneo, con 2 cm como mínimo real para cualquier código impreso. Todos los tamaños de abajo son esa regla aplicada a una pieza real de evento.
Señalética de registro y acreditación
Un código que se lee a 1,5 m en una cola necesita unos 15 cm de ancho, montado entre 120 y 160 cm del suelo para quedar de frente a un móvil sostenido y al alcance de una silla de ruedas. Ponlo en soporte rígido y no en un banner de tela, y sácalo del reflejo de la entrada que casi todos los halls tienen.
Acreditaciones y lanyards
Imprime los códigos de acreditación a 2,5-3 cm de ancho, con la zona de silencio dentro del área de la tarjeta y no invadiendo el troquel. En una impresora térmica de acreditaciones de 300 ppp, mantén cada módulo en cuatro puntos de impresión o más, y prueba una acreditación salida de la impresora del recinto, no una prueba del estudio: el papel térmico directo y el láser del estudio no son la misma superficie.
Stands de expositores y patrocinadores
Un código en el frontal de un stand que se lee a unos 3 m desde el pasillo necesita alrededor de 30 cm. Los expositores suelen imprimir su propia gráfica, así que envía la especificación con el manual del expositor: tamaño mínimo para su distancia de lectura, oscuro sobre claro, cuatro módulos de zona de silencio y el SVG que les facilitas tú, no una captura de pantalla de tu código.
Programas, tarjetas de mesa y carteles de sala
2-3 cm bastan en cualquier pieza que se sostenga o se lea a distancia de brazo: programas impresos, numeración de mesas, obsequios de asiento, carteles de sesión a la puerta de una sala. Dale a cada uno su propio destino - la agenda, la biografía del ponente, el formulario de valoración - en lugar de mandarlo todo a una página central y pedirle al lector que navegue.
Roll-ups y caballetes
En un roll-up o un caballete que se lee a 2 m, usa un código de 20 cm y colócalo en la mitad superior del roll-up: los 40 cm de abajo de un banner de 85 x 200 cm están detrás del público todo el día. Son las piezas con más papeletas de guardarse y reutilizarse, así que apúntalas a una redirección que puedas recolocar para la siguiente edición.
Fondos de escenario y pantallas de auditorio
No pongas el código escaneable en el fondo de escenario. El público está a 5-15 m de él, lo que según la regla de tamaño exige un código de 50 a 150 cm de ancho, y además la sala está a oscuras. Pon el código en una diapositiva de espera en la pantalla del auditorio, déjalo al menos 20 segundos y repítelo en el atril y en el cartel de sesión de la puerta.
Reglas de agencia que conviene escribir en la hoja de producción
Estas son las comprobaciones que cazan un código defectuoso mientras todavía es un archivo. Después de la tirada cuestan una reimpresión, y durante el evento ya no hay reimpresión.
Mantén el código oscuro sobre fondo claro
Imprime módulos oscuros sobre blanco o un tono muy claro, y no inviertas el código a claro sobre oscuro porque la identidad del evento sea oscura. Las cámaras de móvil están hechas para esperar un símbolo oscuro sobre campo claro, y los códigos invertidos se leen de forma inconsistente entre dispositivos aunque una prueba puntual salga bien. Si la marca es oscura, coloca el código en un recuadro claro dentro del diseño.
Deja cuatro módulos de margen en blanco
La zona de silencio es el margen en blanco alrededor de un código QR que permite al escáner detectar dónde empieza y dónde acaba el símbolo, y el estándar QR especifica cuatro módulos de espacio libre. En el arte de un evento los culpables habituales son una franja de logos de patrocinadores, una línea de sangrado y el troquel de la acreditación, así que comprueba el margen sobre el tamaño ya cortado y no sobre la mesa de trabajo.
Imprime la URL en texto junto a cada código
Una URL impresa al lado del código sirve al asistente cuya cámara no enfoca, cuya batería está agotada o que usa un lector de pantalla: un código QR es una imagen y no lleva texto accesible. Mantén la URL visible lo bastante corta como para teclearla, que es otra razón para usar una redirección en una ruta corta en vez de un enlace profundo de plataforma.
Dimensiona por distancia y luego redondea hacia arriba
Aplica aproximadamente 1 cm de ancho de código por cada 10 cm de distancia de lectura y luego redondea hacia arriba, no hacia abajo. Redondear hacia arriba cuesta un poco de espacio en el arte; redondear hacia abajo hace que el asistente se acerque, proyecte su sombra sobre el código en una sala iluminada desde el techo y lo deje a los dos intentos.
Pide acabado mate para todo lo que quede bajo un foco
El plastificado mate dispersa la luz; el brillo la devuelve directa a la cámara. Los mostradores de registro, los pabellones feriales y los halls de hotel se iluminan desde arriba y a poca distancia, así que especifica mate para cualquier código plastificado y evita montarlo tras cristal o metacrilato.
Deja el logotipo del cliente por debajo de un 30% del código
La corrección de errores es la redundancia integrada en un código QR que le permite seguir siendo legible cuando parte del símbolo está cubierta o dañada, y el nivel H recupera aproximadamente el 30% de los datos. Un logotipo del cliente centrado sobre un código de nivel H normalmente funciona a ese tamaño; uno que tape medio símbolo, no, por muy bien que haya salido una prueba de escaneo.
Dale a cada pieza su propio destino
El registro, la agenda, el plano, el listado de expositores y el formulario de valoración son cinco momentos distintos, y un único código central convierte cada uno de ellos en una tarea de dos pasos. Las redirecciones separadas también permiten que el informe posterior diga qué pieza se escaneó, en lugar de dar un solo número para todo el evento.
Nunca codifiques datos personales en una acreditación
Un código QR no está cifrado: cualquiera puede decodificar su contenido con un móvil, y las acreditaciones se fotografían y se publican todo el día. No codifiques nunca el correo, el teléfono o el token de entrada de un asistente en el símbolo. Codifica una referencia opaca o un enlace a una página autenticada y deja que el sistema de registro resuelva la identidad.
Versiona el set de códigos en cada edición
Nunca reimprimas el arte del año pasado con el código del año pasado dando por hecho que la redirección se actualizó. Mantén una hoja de producción con cada código, su pieza, su destino y la fecha de la última verificación, y vuelve a escanear el material guardado durante el montaje de la siguiente edición antes de que salga a sala.
Escanea la impresión entregada, no el PDF de prueba
Revisa la entrega física de cada proveedor al recibirla, a la distancia real de lectura y con dos móviles. La ganancia de punto en papel no estucado, un raster reducido colocado en lugar del vector y un banner impreso al 90% para encajar en una estructura rompen códigos que estaban bien en el arte, y las tres cosas solo se ven en la pieza acabada.
Genera el set de códigos QR de tu próximo evento
Pega la redirección del cliente, aplica su color de marca y su logotipo y descarga SVG para la imprenta y PNG para las pantallas. KoloQR, un generador de códigos QR gratuito con códigos QR circulares y de formas personalizadas, no pide cuenta y no añade marca de agua.
KoloQR genera códigos QR estáticos, que codifican la URL directamente y no caducan. Los códigos estáticos no traen analítica de escaneos ni un panel para recolocar un código ya impreso, así que una agencia que se haya comprometido a reportar escaneos por código necesitará o una redirección que pueda medir o un servicio de QR dinámicos. En la práctica una redirección corta en el dominio del cliente cubre las dos cosas: se puede recolocar entre ediciones y los escaneos aparecen en la analítica web del propio cliente, no en una cuenta de terceros que deja de funcionar cuando caduca una suscripción.
Crear código QRQuestions? Answered
El dominio al que apunta el código debe ser del cliente, con acceso para que la agencia gestione la redirección durante el evento. El material impreso dura más que el contrato, y un código que apunta a un acortador de la agencia deja de funcionar cuando ese dominio caduca o el cliente cambia de agencia. Acuérdalo en el kick-off, antes de aprobar el arte.
Unos 20 cm de ancho para un roll-up que se lee a 2 m, colocado en la mitad superior para que el público no se ponga delante. La regla de fondo es aproximadamente 1 cm de ancho de código por cada 10 cm de distancia de lectura, y el tamaño mínimo para imprenta es de 2 cm sea cual sea la distancia.
No como el código escaneable. El público está a 5-15 m del fondo, lo que según la regla de tamaño exige un código de 50 a 150 cm, y los auditorios están a oscuras. Muestra el código en una diapositiva de espera en la pantalla durante al menos 20 segundos y repítelo en el atril y en el cartel de la puerta.
Envía una especificación de una página con el manual del expositor y facilita tú el SVG. Indica el ancho mínimo del código para su distancia de lectura, módulos oscuros sobre fondo claro, cuatro módulos de zona de silencio y nada de capturas ni rasters reescalados. Pide una foto de la gráfica impresa durante el montaje para cazar el fallo en la fase de carga.
2,5-3 cm de ancho, con la zona de silencio dentro del área de la tarjeta y no invadiendo el troquel. En una impresora térmica de acreditaciones de 300 ppp, mantén cada módulo en cuatro puntos o más y prueba una acreditación producida por la impresora del recinto sobre su material real: las pruebas láser del estudio no predicen la salida térmica directa.
Puede, si apunta a una página central, pero convierte cada tarea en dos pasos y reduce el informe posterior a una sola cifra. Códigos separados para el registro, la agenda, el plano y la valoración resultan más claros para los asistentes y te dicen qué pieza se ganó de verdad sus escaneos.
Sí, si el código apunta a una redirección que puedas recolocar. Actualiza el destino para la nueva edición y luego escanea cada pieza guardada durante el montaje antes de que salga a sala. Nunca des por hecho que la redirección de un banner guardado se actualizó: volver a escanear la pieza física es la única comprobación que lo demuestra.
La tela tensada tiene trama y superficie flácida, y las dos cosas difuminan el borde de los módulos lo suficiente para romper un código que sí se lee en papel. Imprime el código escaneable en soporte rígido, foam o vinilo al lado de la tela. Si tiene que ir sobre tela, imprímelo bastante más grande de lo que pide la regla de tamaño y prueba el panel acabado.
No necesariamente. Un código estático que apunta a una redirección en el dominio del cliente da recuentos de escaneo en la analítica web del propio cliente y se puede recolocar entre ediciones. Un servicio dinámico compensa cuando el cliente quiere un panel por código al que entrar él mismo, o cuando nadie puede gestionarle la redirección.
Sí. Usa el color de marca solo en los módulos oscuros, deja el fondo claro y centra el logotipo por debajo de un 30% del área del código con corrección de errores en nivel H. Un código impreso en dos colores de marca de tono medio es el fallo de branding más habitual: la cámara del móvil no resuelve ese contraste.
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